Často jsou setkání nedostatečně strukturovaná, málo inspirativní a pak také málo produktivní. Je třeba si připravit pevný program předem, což naznačí, o čem se budou chtít účastníci bavit a diskutovat. Jde o nejlepší způsob využití daného času. Program musí být také trošku flexibilní, ale program má umět přimět jednotlivce přemýšlet nad tím, co opravdu chtějí na mítinku získat a co si odnést. Zúčastnění se pak zaměří na cíle, kterých se pokoušejí dosáhnout.
Zapisujte
Hlavním znakem mítinků jsou grafické informace promítané na jednom počítači v podobě prezentace. Někdo by měl také zapisovat postřehy a jiný zase sledovat čas. Zachycování poznámek má svůj význam pro zpětnou vazbu. Vychytává také nepřesnosti a nedůslednost. Ten, kdo se schůzky nezúčastní, pak obdrží kopii poznámek. Pak je dobré si u poznámek vzpomenout, jaká rozhodnutí se udělala během setkání, kam směřuje sehraný či nový tým a jaké akce je potřeba udělat. K tomu vám jednoduše pomohou poznámky.
Mikro-mítinky
Pár bloků času zaměřte na zvláštní téma nebo projekt a pořádejte mikro-mítinky. Během týdenních schůzek věnujte krátké 5 až 10 minutové segmenty těmto tématům a projektům. Záleží na tématu věnovanému specifickým odvětvím. Týdenní zprávy probrané na krátkém setkání působí při spuštění nového projektu či produktu velmi pozitivně. Metoda je dostatečně flexibilní k úpravám programu těsně před schůzkou, pokud to téma vyžaduje a stane se cokoliv nečekaného. Snažte se přimět členy dalších týmů dělat podobná setkání. Místo 30 minut stačí opravdu méně než polovina. Jen si ujasníte činnosti a stádia.
Používejte fakta
Žádné dlouhé nikam nevedoucí diskuse, hlavní jsou fakta. Dejte zelenou novým nápadům předloženým zasvěcenou osobou, kterou mají ostatní v oblibě, ale nezvýhodňujte jednotlivce místo nápadu. Takové postoje demoralizují zaměstnance. Nápady založte na informacích, nikoliv na osobních vztazích. Také sledujte čas a oproti tlaku jednejte plynule. Zbytečně nepřetahujte. Važte si svého času i času jiných. Efektivita je známkou úspěchu
